Warum bei einer SharePoint Einführung (von Anfang an) nicht unbedingt SharePoint im Vordergrund stehen sollte..

Liebe Leserinnen und Leser,

in einigen Unternehmen von verschiedensten Größenordnungen habe ich bereits SharePoint als Technologie implementieren dürfen. Sei es zu Beginn als ausführender Administrator und Techniker, später dann als Junior Analyst und Consultant und seit ein paar Jahren auch als Projektleiter und Senior Berater sowie als Trainer für Anwender und Administratoren-Schulungen.

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In fast 80 % dieser Implementierungen ging es zumeist um die Themen

„Wie können wir die Schnittstellen zu Dritthersteller-Software implementieren“?

„Wie sieht der Deployment-Prozess zwischen den Staging-Stufen aus“?

„Wie automatisieren wir die bestehenden Prozesse in das neue System“

„Wie bekommen wir Daten von A nach B geschoben“

„Wie erreichen wir eine hohe Performance im System“

etc. etc. etc. etc……

 

Merken Sie was? Genau – das sind überwiegend technische Belange und Fragen. Also wirklich Themen, welche in Relation eines SharePoint Einführungsprojektes nur ca. 20 % der Gesamtzeit an Aufwänden benötigen.

 

Umso mehr sollte man sich den wirklich wichtigen Themen widmen, den zukünftigen Anwendern. Das ist die Zielgruppe für die SharePoint eigentlich eingeführt werden soll. Nämlich um Prozesse zu optimieren, die Produktivität eines jeden einzelnen Mitarbeiters zu erhöhen und die Informationsverarbeitung innerhalb Unternehmen zu organisieren.

Eine Technologie wie sie SharePoint in diesem Beispiel darstellt, kann und sollte auch nur eine Unterstützung im Arbeitsalltag darstellen. Natürlich sind die Möglichkeiten mit SharePoint und die damit verbundenen Funktionen eine wirklich tolle und vor allem innovative Sache, aber letztendlich auch nur als Mittel zum Zweck.

Nach meinem Verständnis kann SharePoint oder auch Office 365 nur einen wahren nachhaltigen Mehrwert in Unternehmen generieren, wenn man von Beginn an die Betroffenen (Die Anwender) zu Beteiligten macht. Das soll nicht heißen, dass man alle potentiellen Anwender mit ins Projekt holt, sondern sogenannte Key-Anwender definiert und diese aktiv in die Einführung mit einbezieht.

 

Genau diese Menschen sorgen dann in ihren Abteilungen dafür, dass die Akzeptanz und der Umgang mit SharePoint in vielerlei Hinsicht verbessert werden kann. Wichtig hierbei ist es vor allem, dass man den Faktor Mensch nicht erst nach dem Rollout beachtet, sondern davor. Die Zielgruppe Anwender kann eine umso produktivere Zielgruppe werden, wenn diese aktiv in die Entscheidungen und Geschehnisse innerhalb eines Einführungsprojektes mit einbezogen werden.

Motivation

Man stelle sich vor, dass Anwender ihr zukünftiges Intranet oder Zusammenarbeitsportal mitgestalten können, den Bereich in dem sie später Dokumente und Informationen gemeinsam bearbeiten, teilen und freigeben können, gestalten sie mit und zeigen aus ihrer Sicht auf, welchen Einfluss diese Technologie auf ihren Arbeitsalltag hat. Die Anwender, sei es die Finanzbuchhalterin, die Marketingassistentin, die Empfangsdame oder auch der Lagerangestellte, jeder von ihnen kennt seinen Kernprozess und kann am besten dazu beitragen, dass die jeweiligen virtuellen Arbeitsbereiche im SharePoint noch intensiver und vor allem produktiver genutzt werden können, als sonst wer.

Meine Botschaften daraus sind ganz einfach

  • integrieren Sie aus sämtlichen Abteilungen jeweils Mitarbeiter in das SharePoint Projekt
  • fordern und fördern sie die aktive Mitgestaltung der Mitarbeiter innerhalb des Projektes
  • machen Sie deutlich das der Input eines Jeden von großer Bedeutung für den Erfolg dieses Projektes darstellt
  • investieren Sie in Zeit, so dass sich zukünftige Anwender mit SharePoint auseinandersetzen können und nehmen Sie sie an die Hand

teamwork

Aus eigenen Erfahrungen mit dieser tollen Technologie SharePoint und noch tolleren Menschen in den Projekten kann ich Ihnen vor allem eines mitgeben:

Investieren Sie mehr Zeit in Menschen und ihre Arbeit als in Technologien und deren Abhängigkeiten. Dafür gibt’s ja uns 🙂

Herzlichst

 

Ihr

Benjamin Lanzendörfer

 

SharePoint aus Leidenschaft

 

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